כיצד למיין, לזרוק ולאחסן את כל רישומי הנייר שלך

דחופים למגירות או ערומים בערימות, דואר ומסמכים יכולים להצטופף במהירותמרחב עבודהולחנק את הפרודוקטיביות. בעוד ששאר הבית שלך עשוי להיות קל יותר לשמור על הסדר, אנחנו מהמרים שאתה לא מקדיש את אותה רמת תשומת לב ומחשבה לארגון של חשבונות וטפסים מצולמים. למרות שזה עשוי להיות מפתה להסתיר ניירת עד שתזדקק להפניה של כל יצירה שוב, אל תדחהממיין את ערימות הנייר שלךלשנה נוספת. הנה איך לעשות זאת אחת ולתמיד, לפי מומחה ארגון.

התחל בדלת.

לפני שמסמכים שונים מתחילים להסתובב ברחבי הבית שלך, מליקה לובגה - מארגנת מקצועית, מעצבת פנים והבעלים שלקונספטים לבית חוזה- אומר שאתה יכול להבין אם אתה צריך למיין, לזרוק או לאחסן אותם ברגע שאתה עובר בדלת הכניסה שלך. "יצירת 'אזור ירידה' פשוט עוזרת להרחיק את עומס הנייר", היא אומרת. "בבית שלי, אני משתמש במה שאני מכנה 'קופסת הדבש שלי' כדי להכיל, לתחזק ולהפחית את העומס בנייר." Lubega מצביעה על ארגז קבצים מפלסטיק Made by Design עם מכסה משלה כמוצר לשימוש כל אחד, מכיוון שאין בלגן אם הוא יפול בטעות. "אני מייעד יום אחד בשבוע לסדרהפח הזה, תיקק, גרוס ותמחזר את כל מה שלא יישאר", היא מוסיפה.

צור מערכת מיון.

דרך אחת לסייע לתהליך המיון שלך היא על ידייצירת מערכת תיוק. זה לא חייב להיות מורכב. למעשה, Lubega אומר שזה בעצם יעזור לך לעקוב אחר מסמכים שזקוקים לטיפול מיידי לעומת אלה שאתה רק צריך להגיש. היא ממליצה להשתמש בארגונית קוביות ידידותית לתקציב, כגון מדף ארבע הקוביות של Threshold, יחד עם פחי קבצי מגזין, כמו 62 Metal Magazine Filer של Project, ופחי בד, כגון קוביות אחסון של Threshold, כדי לשמור על הכל בסדר. מכאן, סמן כל סל מגזינים לפי סוג הניירת או רמת העדיפות. Lubega ממיין כל אחד מהם עם התוויות הבאות: חשבונות, לביצוע ולהגשה. החל מהחשבונות, היא אומרת למיין את כולם בקובץ נפרד משלהם כדי לעקוב אחר כל אחד שזקוק לתשומת לב, כמו חשבונות שירות. שים את הניירת "לעשות", שיכולה להיות כל דבר, החל מהודעות HOA ואפשרויות מימון מחדש לאירועי בית ספר קרובים ומסמכים אחרים שאינם זקוקים להודעה מיידית, בפח בודד. ואז אחרי ששילמתם חשבונות כלשהם, השלמתם מסים לשנה, או תרצו לאחסן פרויקטים בלתי נשכחים מבן משפחה, הכנס את הכל לפח "לתיק".

אחסן לטווח ארוך.

נוֹסָף עַלמערכת המיון שלך, הוסף תיקיות נפרדות לאחסון קל וגישה למסמכים החשובים ביותר שלך, כמו חשבונות גז, חשמל ומים; ניירת לכל אחד מכםכרטיסי אשראיובנקים; ותיקים הקשורים לדיור. "בתוך התיקיות, סדר רשומות בצורה כרונולוגית (העדכנית ביותר בחזית)", מציין לובגה. "זה יכול לעזור לך לעקוב אחרי כמה זמן משהו נמצא בתיקייה, ואתה יכול פשוט לרוקן אותו מאחור, לסרוק ולגרס אחרי שנה."

שמור תמיד עותקים מודפסים של הניירת המשפטית שלך, כמו תעודות לידה, דרכונים, תארי רכוש וכרטיסי ביטוח לאומי, היא אומרת. "אפשר לאחסן אותם בכספת בבנק או בכספת בבית", מסביר לובגה. "אם הם בבית, יש לשמור אותם בכספת עמידה למים וחסינת אש, שניתן לתפוס בקלות ולקחת אותם במקרה חירום, כמו טורנדו, שיטפון או שריפה." מכיוון שהחלפת מסמכים אלה עשויה להיות יקרה ויוקרתית, היא מציעה להשקיע בחזה, כמו חזה Honeywell Lite Weight Waterproof.

זרוק "דואר זבל".

אם אתה מקבל "דואר זבל" כמו פליירים או פרסומות, Lubega אומר שבדרך כלל ניתן למחזר אותם באופן מיידי. "אם זה ממוען ל'תושב נוכחי', זה יכול ללכת!" היא אומרת. "עם זאת, אם יש עליו את השם והכתובת שלך, כדאי לגרוס אותומטרות אבטחה." פריטים אחרים למיחזור? קופונים הם אחד, במיוחד מכיוון שניתן למצוא רבים באינטרנט.

תעבור לדיגיטל.

לאחר שהמסמכים הוגשו למשך פרק זמן מסוים, תוכל לעשות אותם דיגיטאליים. תרצה להחזיק בחשבונות ששולמו, בדפי בנק,ניירות משכנתאלמשך כשנה, בעוד שתרצה לשמור רשומות רפואיות או מידע מס בהישג יד למשך חמש שנים. לאחר שחלון הזמן הזה חלף, לובגה אומר לסרוק ולשמור עותק דיגיטלי שלהם. "לדוחות חודשיים רבים (כמו חשבונות, דפי בנק וכו') יש אפשרויות ללא נייר, המאפשרות ללקוחות לגשת ולשלם דוחות באופן אלקטרוני", אומר לובגה. "באופן דומה, למשרדי רופאים רבים (כולל כמה וטרינרים) יש פורטלים של מטופלים שיחזיקו בבטחה גם את הרשומות וההצהרות הרפואיות". מכיוון שאתה יכול לגשת לסוגים אלה של הצהרות וקבלות באופן מקוון, תוכל לשמור אותך מאורגן בבית ללא עודף נייר.

טיפ מקצוען? היא ממליצה לרשום סיסמאות בספר, כמו Peter Pauper Press Personal Address Internet ו- Password Logbook, מכיוון שיש הרבה מקומות לרשום מידע סודי ותמיד אפשר להחזיק במקום במכשיר. "בעוד שכמעט כל השירותים ללא נייר יאפשרו לך לשלם בכרטיס אשראי, בדוק שוב אם יש עמלות כלשהן הקשורות לתשלום באמצעות אשראי ולא במשיכה ישירה מחשבון העובר ושב שלך", היא מייעצת. "זה האחרון הוא כמעט תמיד אופציה חינמית."