52 conseils pour planifier votre réception de mariage

Attaquez-vous d'abord aux grandes tâches

Votre liste de choses à faire immédiate : réservez la salle, engagez un traiteur et décidez de la décoration de base.Traiteursont souvent plusieurs exemples de menus à différents niveaux de prix parmi lesquels choisir, alors commencez par examiner leurs options. Lorsque vous choisissez des aliments, visez une variété d’options afin que le menu plaise à de nombreux goûts différents. Ce n'est pas le moment de servir tous les aliments végétaliens si vos invités sont en grande partie carnivores.

Assurez-vous d'avoir signé des contrats avec tous vos fournisseurs, d'avoir lu les petits caractères et résolu toutes les questions. Une fois ces tâches majeures accomplies, vous serez prêt à vous concentrer sur des détails plus petits.

Choisissez un lieu

Une fois que vous avez une date approximative de mariage, commencez à rechercher les lieux. Connaissez votre budget et ayez à l'esprit un nombre approximatif de clients, ainsi que le style de réception que vous préférez, comme une table formelle, un buffet, un cocktail ou des stations de restauration.

Créer une chronologie

Après avoir déterminé ce que vous ferez et quand, écrivez le tout sur une chronologie et remettez-la à votrephotographeet responsable du site d'accueil. Cela place tout le monde à la même horloge le jour même. Informez également le responsable de l'heure prévue des livraisons des fournisseurs, telles que la location de gâteaux, de fleurs et de fêtes.

Faites le point sur votre emplacement

Faites une visite guidée de votre lieu dès que vous le pouvez, en notant les éléments à mettre en valeur (un grand escalier, de beaux lustres ou un bosquet d'arbres, peut-être) et les zones qui doivent être rafraîchies ou minimisées.

Utiliser la piscine

S'il y a une piscine lors de votre réception de mariage, veillez à l'habiller un peu ou à en faire le moment époustouflant de votre fête. Cela pourrait ressembler à le remplir de lumières flottantes pour un effet ambiant, à ajouter des compositions florales autour du périmètre ou même à embaucher des nageurs synchronisés pour un moment époustouflant.

Réservez votre fleuriste et vos locations de fête

Nous vous recommandons de choisir votre fleuriste au minimum six mois à l'avance. C'est également une bonne idée de réserver vos locations de fête à peu près au même moment ou peu de temps après. Vous pouvez effectuer quelques recherches légères avant la réservation pour déterminer les entreprises avec lesquelles vous souhaitez partir.

Journée des produits en papier

Assurez-vous de commander la papeterie de réception. Cela inclut les cartes de table (d'escorte), les marque-places, les menus, les numéros de table et les étiquettes de faveur. Prévoyez d'écrire des marque-places et des marque-places après l'arrivée de tous les RSVP.

Soyez éclatant

L'éclairage peut faire ou défaire un événement, mais pour créer la bonne ambiance, vous n'avez pas nécessairement besoin de faire appel à des professionnels pour projeter des motifs sur la piste de danse. Vous pouvez créer l'ambiance simplement en flanquant une passerelle extérieure avec des dizaines de luminaires ou en dressant des tables à manger avec d'élégants candélabres ou des groupes de petites bougies ; vous pouvez également remplacer les ampoules blanches dures des luminaires par des ampoules ambrées plus flatteuses.

Habillez votre entrée

Des décorations de porte d'entrée élégantes, qui peuvent être aussi discrètes que des guirlandes de verdure ou des lanternes menant à votre salle, servent d'accueil visuel, qu'il s'agisse d'orner un bâtiment ou une tente, et garantissent que le premier aperçu de la fête par chacun soit sous son meilleur angle. indiquer.

Ne négligez pas les petits détails

Quelques touches bien placées, comme des serviettes à cocktail monogrammées ou une faveur adaptée aux palettes à chaque table, peuvent grandement contribuer à donner à votre fête un aspect très spécial. Assurez-vous également d'assembler à l'avance tous les articles de réception, notamment des cadeaux, un livre d'or, un couteau à gâteau, des flûtes à griller et des pancartes.

Sortez des sentiers battus

Un récipient de fruits frais constitue une alternative étonnante et inattendue à une pièce maîtresse florale traditionnelle, et une longue table de banquet peut mieux s'adapter à un espace moderne et élégant que plusieurs tables rondes.

Faire un plan de salle

Créer un plan de salle peut sembler fastidieux, mais ce n'est pas obligatoire si vous démarrez le plan dès que les RSVP commencent à arriver. Recherchez des moyens qui vous permettent de changer les choses facilement à la dernière minute. Par exemple, ces cartes de sièges gardent les noms et les numéros de table séparés, afin que vous puissiez modifier les affectations des invités sans avoir à réécrire les cartes.

Envoyer Save-the-Dates

L'emploi du temps de chacun étant si chargé ces jours-ci, l'envoi de dates réservées peut contribuer à garantir que vos invités pourront assister à votre grand jour. Ils sont particulièrement importants si vous planifiez un mariage à destination ou si vous vous mariez en vacances. Idéalement, envoyez ces annonces par la poste au moins quatre mois avant le mariage pour vous assurer que les invités auxquels vous souhaitez réellement assister à la célébration pourront y assister.

Invitez soigneusement

Soyez prêt : jusqu'à 80 à 90 % des personnes invitées peuvent y assister. (Plus la liste est petite, plus vous devez vous attendre à des réponses oui en pourcentage. En effet, vous n'inviterez probablement que les personnes les plus proches de vous.)

Cartographiez votre espace

Assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace pour les tables. Comptez 10 à 15 pieds carrés par personne, en supposant que les tables soient rondes et puissent accueillir six à 10 convives. Vérifiez également que la piste de danse est suffisamment grande. Visez environ quatre à cinq pieds carrés par invité.

Organiser une sauvegarde

Vous prévoyez une réception en plein air ? Vous ne pouvez pas compter sur le soleil, alors réservez une tente ou optez pour un emplacement avec une alternative intérieure en cas d'intempéries.

Demander de l'aide

Même si vous avez décidé de ne pas faire appel à un organisateur de mariage global, vous aurez besoin d'un professionnel à l'esprit froid pour demander aux invités de s'asseoir pour le dîner, les aider à organiser des toasts et à gérer tout problème. Demandez si votre établissement peut fournir ce service. Sinon, certains planificateurs indépendants travailleront pendant une seule journée.

Repensez votre livre d'or

Un traditionnellivre d'or de mariageest toujours une option, mais nous suggérons d’envisager quelque chose de plus inattendu. Optez pour une expérience interactive telle qu'un message enregistré (enregistré via un téléphone vintage) ou de l'art, comme ce couple l'a fait avec un poste de peinture de groupe. Vous pouvez également demander à vos invités de prendre une photo Polaroid et de la coller dans un cahier vierge afin d'avoir un rappel visuel du grand jour, au lieu d'un rappel écrit.

Déterminez quand vous prendrez des portraits

Déterminez quand prendre des photos de noce et de famille. Il n'y a rien de pire que de rater toute votre heure de cocktail parce que vous prenez des photos. Parlez à votre photographe du timing.

Ne laissez pas les coutures apparaître

Si possible, désignez un espace cocktail séparé et fermez l'espace de réception aux arrivées anticipées. Pour créer une impression de drame, ni vous ni vos invités ne devez voir les machinations en coulisses et les gaffes de dernière minute. Garder les portes fermées permettra également à votre photographe de prendre des photos sans se presser du décor de la réception avant l'arrivée de la foule.

Pensez également au moment d’ouvrir la piste de danse. Sera-ce après le dessert ou entre les plats ? Prévoyez également du temps pour toutes les danses spéciales, comme la première danse et la danse père-fille.

Préparez des faveurs abordables

Les jetons élégants ne doivent pas nécessairement être chers. La belle-mère de cette mariée a préparé de la gelée de pétales de rose pour les faveurs en remplissant de petits pots de conserve avec la friandise, puis en s'habillant avec du tissu floral et de la ficelle pour conserver le style shabby-chic de la célébration. Une étiquette en papier kraft indiquait « Répandez l'amour », en forme du Texas, où le mariage a eu lieu.

Optez pour le drame de jour

De nombreux lieux facturent davantage pour les affaires nocturnes. Avec une réception en plein air, si vous optez pour un déjeuner, vous réduirez ou éliminerez également les coûts associés à l'éclairage, tels que l'installation et les générateurs. Ces pompons en papier surdimensionnés font une déclaration aussi importante que des lumières scintillantes.

Affinez vos tableaux

En plaçant les convives en famille sur de longues tables ne dépassant pas 36 pouces de largeur, vous réduirez la quantité d'espace vide à décorer, réduisant ainsi les coûts des pièces maîtresses. Les invités disposeront toujours de beaucoup d’espace et trouveront également la conversation plus facile.

Déterminez vos centres de table

Les fleurs disponibles localement sont généralement les plus abordables, tout comme les compositions simples. De plus, il n’y a aucune raison pour que les fleurs de cérémonie ne puissent pas venir à la réception. Demandez des arrangements d'autel qui complèteront également le site de la fête. Alternativement, votre fleuriste pourra peut-être les transformer en petits bouquets cadeaux pour votre cortège nuptial.

Jouez avec le temps

Vous économiserez sur l'alcool, la nourriture et éventuellement les frais des vendeurs si vous réduisez la fête de 30 minutes ou d'une heure. Donc ça ne semble pas précipité, coupé un peu de tout. Par exemple, faites de l’apéritif un événement de 45 minutes, au lieu de l’éliminer complètement.

Vos invités ont déjà passé des heures, voire des jours, aux événements précédant le mariage et à la cérémonie elle-même, ils risquent donc d'être fatigués. Même si vous souhaiteriez que la réception ne se termine jamais, elle ne devrait pas durer plus de cinq heures. Expliquez également clairement que toutes les after-parties que vous planifiez sont entièrement facultatives.

Envisagez une offre de service complet

Si vous remplissez un espace vide, vous aurez besoin d'éléments comme des chaises, des tables, du linge de maison et de la vaisselle. Vous pouvez économiser de l’argent et des efforts en empruntant autant que possible auprès du lieu lui-même. Un site dont les frais incluent les produits de première nécessité, tels que les draps et les meubles, peut à première vue sembler plus cher qu'un lieu à la carte, mais une fois que vous avez pris en compte les frais de location, vous pouvez finalement réduire les coûts.

Restez au même endroit

Organisez votre mariage et votre réception au même endroit. Vous dépenserez moins en décoration, ainsi qu'en frais de transport pour vous et vos accompagnateurs de mariage.

Repenser les décorations modestes

Les ballons sont utilisés depuis longtemps pour remplir les espaces de fête à faible coût. Pour une ambiance sophistiquée, optez pour quelques gros ballons au lieu de nombreux ballons de style fête d'anniversaire. Ceux d’un diamètre de 36 pouces ont une forme de globe élégante.

Mettez de grands sourires sur les petits visages

Les jeunes invités apprécieront les friandises qui leur appartiennent. Offrez aux cerveaux en herbe un animal de compagnie succulent en pot (ils sont suffisamment résistants pour que les jeunes puissent en prendre soin) et des loupes pour inspecter leurs nouveaux amis verts. Stimulez la créativité en proposant des livres de coloriage, des crayons de couleur et des crayons de couleur.

Décidez si vous souhaitez que votre arrivée soit annoncée

Si vous aimez la tradition selon laquelle vous suivez votre cortège nuptial jusqu'à la réception au son d'une chanson entraînante, réglez les détails à l'avance avec votre DJ ou votre chef d'orchestre.

Évitez la ligne de réception

Si vous accueillez plus de 50 personnes, la rencontre traditionnelle peut prendre une heure ou plus. Pour des groupes de cette taille, il est plus aimable de la part des jeunes mariés de remercier leurs invités en visitant chaque table.

Planifiez les toasts

Une promenade imprévue peut interrompre le déroulement d’une fête et mettre tout le monde mal à l’aise. Encouragez les discours impulsifs lors du dîner de répétition afin que la réception ne comprenne que les mots de l'hôte, des jeunes mariés, du témoin et de la demoiselle d'honneur. Si vous craignez que vos orateurs en abusent, planifiez des toasts au début des festivités.

Briser la glace

Lors d'une réception moins formelle, un court quiz écrit sur vous et votre nouveau mari peut lancer une conversation entre des invités qui ne se connaissent pas. Incluez des questions sur l'endroit où vous vous êtes rencontrés et comment il a proposé.

Ajoutez des extras bien pensés

Quelques petits objets de confort sont toujours appréciés. Pensez à ranger un panier de pantoufles bon marché près de la piste de danse pour les femmes qui en ont assez de leurs talons hauts. Ayez de la lotion pour les mains, des mouchoirs ou de la laque dans les toilettes. Lors d'une fête en plein air, prévoyez de la crème solaire, un anti-insectes, des éventails en papier et peut-être même quelques enveloppes douillettes pour les femmes en cas de refroidissement soudain de la soirée.

Retenez-vous

Moins c'est plus quand il s'agit d'une réception de mariage, alors pensez à abandonner le montage vidéo de 30 minutes ou le feu d'artifice pour quelque chose de moins élaboré. Même un geste aussi simple que distribuer des cierges magiques en fin de soirée peut charmer les invités et les empêcher de se sentir surchargés.

Gardez vos assistants heureux

Votre hospitalité doit s'étendre aux photographes, vidéastes, serveurs et musiciens, ainsi qu'à tout autre vendeur travaillant à votre réception. Assurez-vous qu’ils aient de l’eau, des pauses programmées et, surtout, un repas. Il n'est pas nécessaire que ce soit le même que celui que vous servez à vos invités, mais il doit être nourrissant et délicieux.

Offrez de petits divertissements

Un divertissement inattendu est merveilleux lorsque vos invités se lassent de danser. Une station de portraits composée de Polaroïds à faire soi-même, un rouleau à cigares ou une liseuse ambulante peuvent offrir une touche de surprise et de fantaisie.

Amusez-vous avec les amuse-gueules

Les hors-d'œuvre sont meilleurs lorsqu'ils sont faciles à servir et à manger. Et puisque vous offrez le choix, allez-y et choisissez quelque chose d'exotique ; prévoyez environ six options et six pièces par personne.

Montrez un beau gâteau

Vous pourrez peut-être vous offrir un boulanger haut de gamme, même avec un budget serré. Évitez les décorations glacées qui demandent beaucoup de travail et demandez un style plus simple, puis habillez-le de fleurs fraîches ou de rubans. Assurez-vous que les fleurs que vous utilisez sont sans danger pour les aliments et sans pesticides. Vous devrez également savoir quand couper le gâteau. Habituellement, il est servi juste après avoir été coupé en dessert ou après le dessert.

Soyez assis

Si votre budget le permet, offrir à vos invités un repas à l'assiette plutôt qu'un buffet est un geste particulièrement agréable. Si vous préférez un buffet, assurez-vous de disposer de suffisamment de postes de service pour éviter les longues files d'attente et demandez à votre traiteur de préparer et de servir des assiettes de nourriture pour les personnes âgées présentes. N'oubliez pas de donner à votre traiteur le nombre d'invités environ deux semaines avant le jour du mariage, après l'arrivée du dernier RSVP.

Créer un bar sans alcool

Pour un événement qui inclut de nombreux enfants ou adultes abstinents, pensez à avoir une table séparée avec de l'eau gazeuse et plate, ainsi qu'une version sans spiritueux de votre boisson signature si vous en servez une.

Rationalisez le bar

Lors de nombreux mariages, il n'est pas nécessaire d'approvisionner votre bar avec une sélection complète d'alcools. Un vin rouge et un vin blanc, un vin mousseux et un cocktail signature suffisent, et ils sont économiques en plus. Vous pouvez également créer une boisson signature festive et personnelle pour vous et le marié.

Tenez-vous-en à une seule entrée

Il est parfaitement acceptable (et plus économique) de proposer un seul plat au lieu de laisser les invités choisir parmi quelques-uns. Prévoyez une option végétarienne « silencieuse » à portée de main au cas où les gens le demanderaient.

Limitez vos cours

À moins que le repas ne soit au centre de la soirée, comme lors d'une soirée intime dans un restaurant cinq étoiles, votre menu peut être composé d'une entrée, d'un plat et d'un dessert. Le dernier pourrait même être le gâteau de mariage.

Servir un mini-repas

Si vous choisissez d'organiser une after-party, vous devrez prévoir des rafraîchissements, comme un buffet léger de collations ou des friandises pour le petit-déjeuner. Prévoyez suffisamment d’invitations pour environ un quart à un tiers du total de vos invités initiaux.

Ayez-le dans les deux sens

Vous n'arrivez pas à décider (ou n'arrivez pas à vous mettre d'accord) sur l'opportunité d'organiser un spectacle en direct ou un DJ ? Partagez la différence et engagez des musiciens pour les cocktails et un disc-jockey pour danser. Vous devriez également leur demander ce qu'ils vont porter. La plupart des DJ ou des groupes portent des smokings ou des costumes, mais il est préférable de clarifier leur tenue vestimentaire avec eux pour éviter les surprises. Pour un événement décontracté, comme une réception sur la plage, vous les souhaiterez peut-être dans quelque chose de moins formel.

Construisez le meilleur groupe

Si vous embauchez un groupe de reprises, un bon groupe nécessite au moins sept musiciens. Un chanteur et une chanteuse, plus une guitare, une basse, un clavier, une trompette ou un sax et une batterie constituent généralement la combinaison la plus polyvalente.

Offrir des directives musicales

S'il y a des chansons spécifiques que vous devez entendre, faites une liste à l'avance pour votre groupe ou votre DJ. Y a-t-il des morceaux dont vous ne voulez absolument pas ? Établissez également une liste de choses à ne pas jouer. Vérifiez également que la salle dispose de suffisamment d’électricité et de prises pour les musiciens. Vous ne voulez pas qu’une panne d’électricité arrête la musique !

Gardez les airs doux à l'heure des repas

Si vos animateurs ne font pas de pause pendant cette période, ils doivent faire preuve de considération envers les convives en baissant le micro et en évitant toute sélection énergique.

Lancer et lancer

Décidez si vous ferez un lancer de jarretière, un lancer de bouquet ou d'autres traditions de base. Assurez-vous que la personne appropriée sait que vous souhaitez que cela se produise et si vous préférez qu'elle ait lieu à un moment précis.

Partez avec style

Demandez au préalable à votre responsable de site si le riz, les pétales de roses, les cierges magiques, etc. sont autorisés. Quand vient le temps de partir, demandez à quelqu'un de rassembler les invités et de distribuer les accessoires, puis de leur dire au revoir sincèrement.

Montrer votre appréciation

Assurez-vous d'avoir désigné quelqu'un, comme le témoin, pour distribuer les enveloppes de pourboires que vous avez préparées à la fin de la fête. Vous devrez donner un pourboire à tous les prestataires de services, y compris le personnel de restauration et de réception (sauf si le pourboire est ajouté à la facture totale), l'équipe de nettoyage et les chauffeurs de limousine.