9 Fragen, die jedes Paar seinem Hochzeitsplaner stellen sollte, bevor und nachdem es ihn engagiert

Ihre Hochzeit steht vor der Tür und Sie haben beschlossen, einen Planer mit an Bord zu nehmen, um Ihre Belastung zu verringern. Tolle Idee. (Sie können sich hier unsere Liste der besten Hochzeitsplaner und Eventdesigner ansehen, wenn Sie einen unserer Lieblingsprofis für Ihren großen Tag gewinnen möchten.) Bevor Sie jedoch einen Vertrag unterzeichnen, gibt es viel zu bedenken. Und selbst wenn Sie sich für einen Experten entscheiden, der Ihren großen Tag koordiniert, gibt es laut Veranstaltungsplanern einige nicht verhandelbare Fragen, die Sie im Nachhinein unbedingt stellen müssen.

Vorab haben wir einige wichtige Fragen zusammengefasst, die Sie stellen sollten, wenn Sie entscheiden, wen Sie einstellen möchten – sowie einige wichtige Fragen, die Sie stellen sollten, nachdem Sie sich für diesen Anbieter entschieden haben.

1. Wenn ich mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeite, erfolgt der Planungs- und Designprozess gemeinschaftlich?

Bevor Sie einen Hochzeitsplaner beauftragen, ist es wichtig, sich über dessen Arbeitsstil zu informieren und herauszufinden, ob er Ihren Vorlieben entspricht oder nicht. „Um das richtige Eventplanungs- und Designteam zu finden, ist es wichtig zu wissen, welche Art von Beziehung Sie während des gesamten Planungsprozesses wünschen. Wenn Sie unkompliziert sein möchten, Ihr Planer jedoch eine Zusammenarbeit erwartet, kann der Prozess frustrierend sein“, sagt erBeth Helmstetter, der ein Eventdesign- und Produktionsstudio in Los Angeles, Kalifornien, betreibt.

Wenn Sie andererseits eng mit einem Produzenten zusammenarbeiten möchten, dieser aber in der Regel ohne großen Input Eigentümer des Projekts ist, wäre er insgesamt der falsche Ansprechpartner.

2. Können Sie mir eine Hochzeit zeigen, die Sie zu einem ähnlichen Preis produziert haben?

Hier ist eine weitere hilfreiche Frage, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung vor der Einstellung helfen soll. „Obwohl es keine exakte Wissenschaft ist, kann es wichtig sein, vor der Einstellung eines Planungsteams eine Vorstellung davon zu haben, was Sie von Ihrem finanziellen Engagement erwarten können“, sagt Helmstetter. „Nur weil ein Planer innerhalb Ihres Budgets arbeiten kann, bedeutet das nicht, dass er einen Tag gestalten kann, der Ihren Erwartungen an das Budget entspricht. Wenn Sie sich hinsichtlich der Vision und der Investition, die Sie tätigen möchten, einig sind, wird dies viel Frustration lindern.“ Straße."

3. Wie groß ist Ihr Team?

Die dritte Frage, die Helmstetter vor der Einstellung eines Hochzeitskoordinators empfiehlt, betrifft die Anzahl der Kollegen, mit denen er während des gesamten Planungsprozesses zusammenarbeitet. „Wenn Sie wissen, wie groß das Team ist, das an Ihrer Veranstaltung arbeitet, können Sie sich darauf vorbereiten, was Sie erwartet. Gibt es mehrere Personen, mit denen Sie interagieren werden? von der Zeitleiste bis zum Lichtdesign und mehr“, sagt sie.

„Es ist wichtig, ein Team zu haben, das die Größe der von Ihnen veranstalteten Veranstaltung unterstützen kann“, fügt sie hinzu. „Manchmal bedeutet das, dass Sie ein vierköpfiges Team haben, das sich um verschiedene Teile des Puzzles kümmert, und manchmal sind es nur Sie und ein Planer, die jedes Detail gemeinsam durcharbeiten.“

4. Welche Leistungen sind inbegriffen?

Fallon Carter, Gründer und Kreativdirektor vonFallon Carter-Veranstaltungenmit Sitz in New York City sagt, dass dies eine der ersten Fragen ist, die Sie einem angehenden Planer stellen sollten. „Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, welche Dienste sie anbieten und welche Dienste zusätzlich angeboten werden“, sagt Carter. „Wenn Sie einen Heiratsantrag erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie alles bekommen, was Sie suchen – insbesondere außerhalb des Hochzeitstages. Werden sie Ihnen bei der Organisation des Probeessens, des Begrüßungsdinners oder anderer Büromaterialien behilflich sein? Sind sie das? Wir werden Ihnen beim Aufbau einer Website helfen?“

Wenn Sie direkt nach den Dienstleistungen fragen, die dieser Fachmann anbietet, wird laut Carter von Anfang an Klarheit geschaffen. (Diese Informationen sind oft auch in einem Vorschlagsmemo enthalten.)

5. Was ist Ihr Kommunikationsstil?

Vergessen Sie nicht, sich mit dieser Frage auseinanderzusetzen, bevor Sie einen Vertrag mit einem Hochzeitsplaner unterzeichnen. „Jedes Team hat seine eigene Vorgehensweise. Ich würde um Klarheit über den Planungsprozess selbst und die Organisation der Details bitten“, sagt Carter. „Wie präsentieren sie Ihnen Einzelheiten und was von Ihnen als Paar während des gesamten Planungsprozesses erwartet wird? Das kann darin bestehen, Dinge zu überprüfen, Feedback zu geben und Zahlungen einzureichen.“

Was auch immer es ist, wissen Sie, was auf Sie zukommtUndwas auf sie zukommt – sowie das Format, in dem der Planer diese Informationen weitergibt. Zu den damit verbundenen Fragen an dieser Front gehört, herauszufinden, ob sie eher ein visueller Kommunikator sind, ob sie häufig Tabellenkalkulationen verwenden oder ob es ihnen nur um „lange E-Mails mit Hausaufgaben“ geht. Unabhängig vom bevorzugten Kommunikationsstil eines Hochzeitsplaners „ist es wichtig zu verstehen, wie er vorgeht“, sagt Fallon.

6. Wie hoch ist Ihre Verfügbarkeit?

Carter empfiehlt, sich nach den Bürozeiten und der Verfügbarkeit zu erkundigen, bevor man sich entscheidet, einen Hochzeitsplaner zu beauftragen. „Das ist etwas, was ich meine Kunden immer frage, damit wir als Team effektiver sind“, sagt sie und weist darauf hin, dass potenzielle Kunden verstehen sollten, dass Hochzeitsprofis häufig Veranstaltungen am Wochenende durchführen. Auch wenn Sie samstags und sonntags vielleicht die meiste freie Zeit haben, um sich über die Hochzeitsplanung zu informieren, erwarten Sie nicht, dass Ihr Planer auf Ihre E-Mails oder SMS antwortet, wenn er gerade damit beschäftigt ist, den Tag eines anderen Paares zu einem wundervollen Erlebnis zu machen.

Sobald Sie den typischen Zeitplan kennengelernt haben, stellen Sie sicher, dass er mit Ihrem Tagesablauf und dem Ihres Partners übereinstimmt, und legen Sie die besten Zeiten für die Planung von Anrufen und allgemeine Erwartungen an die Antwortzeit für E-Mails fest.

7. Was genau planen wir?

Als Lauryn Prattes, Inhaberin vonLauryn Prattes VeranstaltungenIn Washington, D.C. heißt es: Planer sind keine Gedankenleser. Daher ist es unerlässlich, in der Anfangs-, Mittel- und Endphase des Prozesses Kontakt zu diesem Anbieter aufzunehmen, um herauszufinden, welche Artikel er bearbeiten wird, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

„Obwohl wir viele Gespräche und Diskussionen mit unseren Kunden führen und hoffen, dass wir alles wissen, was sie planen möchten, gehen Sie nicht davon aus, dass wir etwas geplant haben, wenn es nicht besprochen wurde“, sagt Prattes. „Besondere Beschilderungen und Ausgänge am Ende der Nacht erfreuen sich nicht mehr so ​​großer Beliebtheit wie früher, sodass Ihr Planer Sie möglicherweise nicht darauf anspricht. Wenn Sie von etwas geträumt oder gehofft haben, sprechen Sie es unbedingt an.“ Informieren Sie Ihren Planer im Voraus – warten Sie nicht einfach darauf, dass er danach fragt.“

8. Wie sieht unser Regenplan aus, wann treffen Sie diese Entscheidung und wer trifft die letzte Entscheidung?

Niemand möchte über den Niederschlag an großen Tagen nachdenken, aber es lohnt sich, einen Regenplan zu haben, mit dem Sie tatsächlich vertraut sind (und ein solcher hilft dabei, einige Nervosität der Meteorologen vor der Hochzeit zu lindern). „Wenn Sie eine Hochzeit im Freien veranstalten, möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Planer über einen soliden Regenplan verfügt. Regenpläne können mehrere Ebenen umfassen, von einem „nur für den Fall“-Zeremoniezelt bis hin zu einer Neuplanung für den schlimmsten Fall.“ „Pläne“, sagt Prattes und fügt hinzu, dass Zeltfirmen oder Veranstaltungsorte möglicherweise eine bestimmte Frist benötigen, um solche Entscheidungen zu treffen. "

„Außerdem ist für zusätzliches Zelten möglicherweise eine Genehmigung erforderlich. Auch wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie es brauchen, müssen Sie sicherstellen, dass es erlaubt ist. Wenn der Regenruf eine Entscheidung während des Spiels ist, möchten Sie vielleicht jemanden benennen – Ihr Planer – um die endgültige Entscheidung zu treffen, damit Sie an Ihrem Hochzeitstag nicht wegen des Wetters gestresst sind“, sagt sie.

9. Haben Sie einen Leitfaden für Trinkgelder beim Anbieter?

Nur für den Fall, dass Sie Ihr Studium noch nicht abgeschlossen habenLeitfaden zum Trinkgeld für jeden Hochzeitsverkäufer, von Ihrem Fotografen bis zu Ihrem Catering-Personal (Spoiler: Das sollten Sie!), es ist hilfreich, dies mit Ihrem Hochzeitsplaner zu besprechen. Er oder sie kennt die Vorlieben Ihrer einzelnen Lieferanten wahrscheinlich am besten, von der Frage, ob Venmo Trinkgelder akzeptiert, bis hin zu den Zeitplänen des Produktionsteams für den Auf- und Abbau.

„Sie möchten nicht zwei Tage vor der Hochzeit überrascht sein, dass Sie Tausende von Dollar Bargeld für Trinkgelder von der Bank abheben müssen. Obwohl Trinkgeld nie erforderlich ist, ist es oft üblich, und Planer haben normalerweise einen Trinkgeldleitfaden darüber sprengt Branchenstandards für die Dankbarkeit bei Ihren Lieferanten“, sagt Prattes. „Auf diese Weise können Sie im Voraus planen und alle Trinkgelder, die Sie teilen möchten, an Ihren Planer weiterleiten, damit er ihn in Ihrem Namen verteilt.“